Ako zošívať dokumenty niťou?

Značky: #Krepe #Plátno

Neúmyselné rozpustenie papierov, falšovanie, odmietnutie kontroly alebo uloženia, vrátenie žiadostí nepreskúmaných - to sú len niektoré z dôsledkov nesprávne systematizovanej internej dokumentácie. Aby ste sa vyhli pokutám a iným neželaným incidentom, mali by ste k organizácii firmvéru pristupovať zodpovedne.

Predpisy upravujúce normy zošívania dokumentov niťami

Neexistuje žiadna GOST obsahujúca podrobný popis postupu. GOST R 51141-98 „Kancelárska práca a archivácia“ nerieši problém firmvéru, hoci niektoré zdroje sa naň mylne odvolávajú. v skutočnosti musíte sa riadiť výlučne internou stanovou podniku, štandardnými pokynmi pre prácu v kancelárii z roku 2005 a príkazom č. 76 spolkového archívu (od decembra 2009). Zaujímavé informácie sú uvedené v odseku 3.5.3 a Prílohe č. 24.

Čo je potrebné na šnurovanie obliečok?

Ak chcete vykonať postup, musíte sa najskôr zoznámiť so sprievodnou dokumentáciou a až potom pristúpiť k výberu nástrojov. Navyše ich typ často závisí od hrúbky a dôležitosti konkrétneho dokumentu. Pri manipulácii s veľmi tenkými papiermi je teda jednoduchšie použiť ihlu, pri stredne veľkých je jednoduchšie použiť dierovačku. Upevnenie objemných, hustých priečinkov sa uskutočňuje za účasti skrutkovača a stredne hrubého lana.

Firmvér sa zvyčajne inštaluje pomocou nasledujúcich položiek a zariadení:

dierkovač;
nožnice;
stehový súbor;
nite alebo vrkoč;
ihla;
šidlo;
lepidlo.

Vŕtačka sa niekedy používa na vytváranie otvorov v obzvlášť hrubých tomoch. Avšak jeho použitie vyžaduje opatrnosť, zručnosť a správny priemer vrtáku. Pokiaľ ide o lepidlo, pravidlá sú veľmi jednoduché. Guma je zakázaná, pretože ju možno tlačiť na iné listy. Dobré možnosti: bežná tlač PVA, kazeín a silikát. Každý z nich má svoje silné a slabé stránky, ale celkovo sú si všetky približne rovné.

Dôležité! Silikátové lepidlo zanecháva žltú kôru a ceruzka neposkytuje úroveň fixácie potrebnú na ochranu.

Na závity sú kladené aj špeciálne požiadavky. Oni by mala byť stredne hrubá, veľmi odolná a netečúca. Mylarová páska spĺňa tieto kritériá. Ak chýba, mali by ste použiť drsnú niť. Vhodná je aj bavlna, ale len vtedy, ak je veľakrát preložená (pre zahustenie a zvýšenie odolnosti proti roztrhnutiu).

Dôležité! Manuálna metóda pomocou závitu nie je jediným možným riešením. Na šitie boli vynájdené špeciálne stroje a stroje.Niektoré z nich upevňujú jednotlivé listy pružinou, plastom alebo kovom (prvá možnosť je ľahké rozpojiť). Iné poskytujú bezšvové lepenie.

Podrobné pokyny na zošívanie dokumentov niťou

Kľúčovým rozdielom medzi metódami je počet otvorov a vzdialenosť medzi nimi. Podľa tohto kritéria sa rozlišujú metódy navrhnuté pre 2, 3, 4 a 5 otvorov. Niekedy sa používa dodatočná hranatá verzia firmvéru. Je však vhodný pre obmedzený počet príspevkov (nie pre spisy a správy).

V dvoch dierach

Najjednoduchšia možnosť. Vhodné na spracovanie interných dokumentov, ktoré nebudú následne predložené externým orgánom na kontrolu.

Algoritmus akcií:

vytlačiť dokument, usporiadať listy;
dierovať dierovačom;
niť;
urobte uzol na nite (nemal by byť na prednej strane);
vystrihnite list zo zošívacieho súboru;
prilepte ho cez uzol tak, aby konce lana neboli úplne zakryté (mali by končiť nižšie);
vyplňte hárok firmvéru.

Položky, ktoré sa majú vyplniť, sú už vytlačené na hárku firmvéru. Zostáva len urobiť nápisy vhodnej povahy. Odporúčaná farba pasty: modrá alebo čierna. Zvyčajne je táto otázka upravená normami vypracovanými v samotnom podniku.. Ak takýto dokument neexistuje, práca sa vykonáva modrým perom.

Ak tam nie je žiadny list stehu, vystrihnite kus bieleho papiera s rozmermi 3 x 5 cm, potom ho prilepte a vložte nápis „zošité a očíslované“. Okrem toho je uvedený počet strán, ako aj údaje a podpis zodpovednej osoby a dátum. Na vrchu je tesnenie.

Dôležité! Namiesto pečate možno použiť voskový odtlačok, ktorý sa však považuje za zastaranú a menej spoľahlivú formu výplne.

Tri vpichy

Na začiatok sa oplatí presne zmapovať, kde budú otvory umiestnené. V ideálnom prípade musia byť vycentrované, pokiaľ sa nevyžaduje inak. Mali by byť tiež v rovnakej vzdialenosti od seba. Musia byť umiestnené na ľavom okraji dokumentu.

Krok za krokom znázornenie procesu:

urobte prepichnutie ihlou presne v strede ľavého okraja listu (ihla vstupuje zo zadnej strany a vychádza z prednej strany);
vykonajte druhú punkciu (ihla vstupuje z prednej strany dokumentu a vychádza zo zadnej strany);
urobte tretiu punkciu (ihla vstupuje zo zadnej strany a vychádza z prednej strany);
ihlu znova vložte do otvoru č. 1;
uviazať uzol (nechajte aspoň 7 cm od vlákna);
prilepte hárok firmvéru;
zabezpečiť.

O štyroch

Postupnosť krokov:

vytváranie otvorov;
vloženie ihly z opačnej strany (mala by ísť do otvoru 2, počítajúc sprava doľava);
navliekanie ihly a nite do 1 otvoru vpravo;
potom sa vlákno opäť pošle do 2. otvoru vpravo;
potom je ihla odoslaná do 3. otvoru vpravo;
potom prejdite na punkciu úplne vľavo;
vráťte sa do otvoru 3;
preneste ho na druhú stranu a urobte uzol.

Pri vytváraní uzla musíte zabezpečiť, aby niť neklesla v žiadnych oblastiach. Stránky by mala pevne a úhľadne opraviť.

O piatej

Táto technika sa používa veľmi zriedka. Dozorné a regulačné orgány sa zvyčajne uspokoja s možnosťou s 3 až 4 otvormi. Zvýšenie na 5 znamená, že predmetné dokumenty sú dokumentmi s najprísnejšou zodpovednosťou a prvoradým významom. Takto sa napríklad riešia niektoré daňové výkazy.

Dôležité! Ak existuje 5 otvorov, lepený obdĺžnik by mal byť vyrezaný z hodvábneho papiera a otvory by mali byť umiestnené vo vzdialenosti 5 cm od seba.

Poradie vpichovania ihly v závislosti od počtu otvorov (možno počítať od ktorejkoľvek hrany):

3–4;
4–5;
5-4;
4-3;
3-2;
2-1;
1–2;
2–3.

V tomto štádiu musí byť niť zaistená uzlom.

Do rohu

Charta a niektoré papiere obchodného priemyslu môžu byť šité rohovou metódou. Pri tejto metóde sa vytvorí jeden otvor dierovačom v ľavom hornom rohu. Do nej je navlečená stuha (40 cm) preložená na polovicu. Vložte ho tak, aby zakrivená stredná časť bola na zadnej strane a konce boli na prednej strane.

Ďalej sú chvosty navlečené do slučky. Tým sa vytvorí uzol. Je potrebné ho presunúť na prednú stranu dokumentu a zaistiť obdĺžnikovým kusom papiera. Na kus papiera napíšu:

šité, očíslované;
počet listov (písmená a čísla, ktoré by mali byť v zátvorkách);
iniciály zamestnanca spolu s podpisom (posledný je prvý, jeho dekódovanie je uvedené potom).

Požiadavky na prípravu zviazaných dokumentov

Nezošívajte pomocou zošívačky, lepidla alebo sponiek. Neposkytujú primeranú úroveň ochrany: pomocou takýchto spôsobov upevnenia môžete pokojne odstrániť upevňovací prvok, odobrať plachty, vymeniť ich alebo pridať nové. Ak audítor, daňová služba alebo iný regulačný orgán uvidí dokument zošitý týmto spôsobom, organizácia môže mať rôzne druhy problémov, počnúc odmietnutím prijatia správ a končiac vydaním ultimáta na okamžitú opravu všetkých dôležitých dokumentov v archívoch.

Dôležité! Ak pochybujete o svojich vlastných schopnostiach alebo čelíte potrebe preformátovať veľké množstvo dokumentov, má zmysel obrátiť sa o pomoc na profesionálov. Služby tohto druhu poskytujú archívy a tlačiarne. Zároveň nie je potrebné čakať na okamžité vybavenie objednávky z dôvodu vyťaženosti organizácií. Veľa práce majú najmä v období odovzdávania správ a diplomoviek.

Počet otvorov v skutočnosti hrá dôležitú úlohu. Pri určovaní potrebného počtu by ste mali vychádzať z dôležitosti zmluvy. Obsahovo najjednoduchšia dokumentácia je prešitá 2 dierkami a obzvlášť hodnotná dokumentácia 5 dierkami.

Do úvahy sa berie aj vzdialenosť medzi otvormi. Najlepšia možnosť: každý je umiestnený vo vzdialenosti 3 cm od predchádzajúceho.Na splnenie požiadavky sa vykoná prípravné zarovnanie: vopred plánujú, kde je potrebné urobiť otvory. Avšak Riadené čiary nie vždy pomáhajú. Napríklad pri zakladaní veľmi hrubých dokumentov alebo časopisov sa často vyskytujú šikmé otvory. Pri práci s nimi by ste mali používať šidlo a konať mimoriadne opatrne. Je lepšie navliecť použitú niť do ihly - pomôže to správne a presné vloženie.

Veľká pozornosť sa venuje číslovaniu strán. Kľúčové body k problému:

Používajú sa arabské číslice;
čísla sú usporiadané vo vzostupnom poradí;
Umiestnenie: pravý horný roh;
číslo nesmie presahovať okraj listu;
prihlášky tiež podliehajú číslovaniu;
typ číslovania pre aplikáciu: priebežné;
pri priložení listu sa správa vyhotovuje od obálky (na nej je umiestnené prvé číslo);
každá strana listu je očíslovaná v závislosti od poradia prezentácie;
Pri práci s prípadom prezentovaným vo viacerých zväzkoch je obsah každého z nich očíslovaný samostatne.

Špeciálne aj tlač si vyžaduje prístup. Musí byť nainštalovaný ako posledný a tak, aby bol súčasne na hárku firmvéru a na dokumente. Ak individuálny podnikateľ nemá osobnú pečať, môže tento krok preskočiť.

Dôležité! Ak sa dokument potom vloží do priečinka, potom nie je potrebné lepiť „zošitý, očíslovaný, podpísaný“ list na zadnú stranu priečinka. Správnym miestom na to je zadná strana posledného zošitého listu.

Pri vypĺňaní zošívacieho listu nie je potrebné sekať. Každá informácia by mala byť ľahko čitateľná. Skratky tiež nie sú povolené. Okrem toho by ste mali záznam naformátovať tak, aby bol na vrchu dokumentu aj na vrchu prilepeného obdĺžnika papiera.